20130510 【你到底在忙什麼？１５分鐘讓工作「正向循環」】

【你到底在忙什麼？１５分鐘讓工作「正向循環」】

曾感覺永遠被事情追著跑、卻不知道整天在忙什麼的梁百鋒，透過睡前15分鐘的「覆盤」，不僅徹底改善了自己忙又盲的情形，更帶入團隊領導，一起work smart！

對聯想（Lenovo）台灣分公司總經理梁百鋒來說，15分鐘的魔力，發生在每天睡前——他會「覆盤」一整天的工作內容，並以此修正、計畫隔天的工作。

覆盤是圍棋的特有術語，意思是兩位棋手對弈結束，雙方或是其他棋手再將對弈的過程，按照落子順序逐步重來一遍，探究對弈內容，作為精進棋藝的方式。

每天覆盤的做法，不僅是梁百鋒個人的工作心法，更是聯想直衝全球PC龍頭的關鍵。

2009年，不敵金融海嘯衝擊，聯想出現虧損2.26億美元的難堪數字。這一年，已經半退休的創辦人柳傳志復出，回鍋擔任聯想董事長，特別針對集團內高階經理人提出覆盤的概念，檢討與精進聯想走過的每一步。最後做出「與其衝刺海外，不如回防鞏固中國市場」的關鍵策略。

●覆盤觀念，讓聯想直衝PC龍頭

根據研究機構Gartner統計，今年第3季，聯想首度擠下惠普（HP）登上PC龍頭。去年11月，美國《高速企業》雜誌（Fast Company）以「聯想新策略：防守與攻擊」（Protect And Attack: Lenovo's New Strategy）為題，報導聯想回頭深耕中國市場而逆勢崛起的過程，並指出，正是從柳傳志強調的「覆盤」出發，讓聯想找到成長之道。

做為向全球經理人溝通的觀念，「覆盤」被直接音譯為“Fu Pan”，就像「功夫」譯為“Kung Fu”一樣，都有濃厚的中國風味，同時也有《論語》「吾日三省吾身」的獨特哲學觀。

這套觀念，3年來在梁百鋒身上，有更多個人體悟。「身在瞬息萬變的3C產業，不怕犯錯，最怕犯了錯還不知道，」他指出。

●回顧加檢查，不再被時間追趕

梁百鋒指出，他原本時間管理做得很差，日常工作被一個又一個會議填滿，「頭痛醫頭，腳痛醫腳，永遠被事情追著跑，愈做愈累，卻不見得有成效。」甚至，每晚躺到床上，腦袋還是停不下來，嚴重影響睡眠品質，最後陷入愈晚睡就愈晚起的惡性循環。到醫院進行睡眠檢查後，發現血氧濃度過低，醫生告誡他，一定要找方法改善睡眠狀況。

藉由覆盤，3年來，逐漸改善了梁百鋒的工作品質與身體健康。

現在每晚睡前，梁百鋒會利用15分鐘覆盤，回顧一整天的工作內容，並檢查隔天行程，兩者搭配，找到改進方法。任何改善想法，或是要交待部屬的事項，他就直接利用平板電腦或智慧型手機的應用程式Evernote、網路服務Dropbox，以手寫或語音輸入，做為隔天的工作提醒。

他認為，覆盤其實是自我對話的過程。例如，可以問自己「今天什麼事情做得好」，原因是什麼？下次可以如何再重複運用？或是問自己「今天什麼事情忘了做」、「和主管溝通，哪裡沒有做到位」，明天或是下次有什麼補救與改善的做法？

「習慣要靠不斷重複去養成，並給自己誘因，」梁百鋒指出，覆盤要有成效，重點是能改變現況，可以先從小事開始，為自己建立成就感。例如，他每天早上需要喝咖啡，覆盤時乾脆檢討上班路線，隔天重新安排最有效率的走法，不僅買了咖啡，還能完成繳費、繳帳單，甚至縮短上班時間。

●延伸到團隊領導，改進、回饋更迅速

隨著覆盤愈來愈有心得，他也應用在團隊領導。例如，以往帶領零售團隊的通路調查（store check），都安排在晚上，範圍僅限於大台北地區，台北以外縣市得要利用週末。而且晚上各3C賣場、商店人潮眾多，通路商忙起來，很難和零售團隊交流；和通路商的應酬，也經常影響隔天工作。

透過不斷覆盤檢討、嘗試改進，現在梁百鋒與零售團隊改用中午進行通路調查。因為時間充足，範圍可以擴大到基隆與桃園地區，並就近午餐。和晚上相比，中午人潮較少，經銷商也有更多餘裕，可和聯想交換第一線的銷售經驗、消費者意見。若有需要改進之處，當天下午就能進行，隔天一早便可得到初步回饋。無形中，團隊成員的工作與生活品質，都有明顯改善。

●創造工作正向循環，跑在事情前面

對梁百鋒而言，每天覆盤、改進、再覆盤、再改進的過程，已成為正向循環。和許多上班族忙一整天下來，覺得「我今天怎麼這麼忙，卻想不起來到底在忙什麼」相比，梁百鋒因為每天工作時間過得有計劃、有準備，連帶也讓每次覆盤的成效更好，工作規劃愈發精準。

曾經老是被事情追著跑，甚至因此影響健康的梁百鋒，如今，「開始有跑在事情前面的感覺了。」現在，他每天早上6點起床，8點前進辦公室，9點正式上班前，他有1小時的個人時間，瀏覽產業新聞與趨勢。

採訪當天，正巧是聯想亞太總部要台灣分公司提供10月份銷售數字的時間。根據過往的採訪經驗，通常碰到這種時候，很少有外商主管「敢」撥空接受媒體採訪。

梁百鋒知道這2天國外會問數字，開會時就提醒直線部屬這件事，截至當天中午就把數字整理出來。「以前，大概是所有人一整天都在追數字，什麼事情都不用做，」他得意的指出。

不論是聯想團隊或是梁百鋒個人，能有這麼巨大的改變，最初的根源，就是從每天睡前那15分鐘開始。

●15分鐘覆盤Tips

工具：平板電腦或智慧型手機。

每天睡前利用15分鐘的時間，檢討今天的工作內容以及隔天行程，從中找出改善之道。

任何想到的細節，都可以使用應用程式Evernote輸入成數位筆記，附件檔案則可以存在網路服務Dropbox，這兩者從任何一台可上網的設備都能存取使用。

如果不想手寫，Android版的Evernote還有中文語音轉文字的功能。

●心法：從小處著手。

梁百鋒建議，剛開始最好從和個人相關的小事著手，先不要牽涉到同事或團隊，不然無法馬上在隔天改善，會充滿挫折感。

他特別強調，每天覆盤後，一定要在隔天就嘗試改進的方法，從中找到優缺點，再回頭修正。

透過不斷重複，習慣就能建立，也能慢慢創造出「覆盤讓工作更有計劃，有計劃讓覆盤成效更好」的正向循環。