20130501 3步驟學會時間管理

要做好時間管理並不難，只要遵循以下3個步驟。

步驟1：將工作時間處理的事情記錄下來。

最好以一個典型的工作週為單位，每隔15分鐘紀錄做了什麼事。經過分類與分析，研判哪些工作可簡化。許多中高階主管做紀錄後赫然發現，有四分之三的上班時間在開會，所以應該將性質相近的會議合併或授權部屬。

許多業務員每天花許多時間在拜訪客戶，應該事先規劃，在同一個時段集中拜訪地域相近的客戶。

步驟2：將一段時間封鎖起來，不讓別人打擾，以專注於工作。

經理人平均每8到9分鐘就會被電話、信件、部屬或主管打擾一次；再不然就是自己去打擾別人。其實，專心處理一件事若需時1個小時，被打擾後就需要6小時，品質不但受影響，還耗損精力與效率。

為了不受打擾地將某件事處理完，可以視自己的狀況，在辦公室門口或座位旁貼上「有事，××小時後再找」的條子。如果不在辦公室，則有必要在電話裡留言，說明自己正在處理重要事件，幾小時後結束云云。

而封鎖時間之前必須先將所需的東西準備好，比如該用的資料、先倒好茶水，以免自己打擾自己。

某些企業為了讓員工專心在某段時間內處理完要事，會設定集體的封鎖時間。比如，南山人壽核保單位的人員往往才開始審核客戶的核保資料，就會接到業務員打電話進來詢問客戶核保完成與否，於是，核保部門規定上午時間專心處理核保程序，下午才開放業務員查詢。

不過，當例外情況發生時，比如老闆或重要客戶來電，部門就要依輕重緩急的順序，視情況處理。

步驟3：與老闆溝通、設定輕重緩急。

許多人常覺得工作過量，但是老闆卻覺得他沒做什麼，成效不彰。舊金山的企管顧問公司EarlBroady調查顯示，員工工作壓力大有三個原因：一、太多事，不知道該做什麼比較好；二、不知道該做到什麼程度，老闆才會認為好；三、不知道為什麼要做。

為了解決上司與下屬之間對工作輕重緩急看法不一的問題，工作人可以寫下個人的「職業績效表」，項目包括：一、我認為本年度這個職位存在的目標；二、為什麼要完成此目標；三、目標對我有什麼意義與價值；四、該做什麼來達成目標；五、績效項目是什麼；六、評估的標準是什麼；七、我還缺什麼能力。

做完職業績效表，再與主管討論、溝通，將符合主管認定的工作目標，以輕重緩急的順序列出來，並加上比重，提醒自己。最好是每週評估一次結果，以確認工作的執行是否符合目標。

將工作的輕重緩急確認出來，則每一件工作出現，就可以歸進4個象限:
緊急又重要者先處理；不緊急但重要者，如健康、家庭親子關係、重要客戶關係等，則開始做計劃、按部就班處理，以免拖延成為緊急又重要的事件；緊急但不重要者則可以慢慢處理；不緊急不重要者則加以取消。

利用時間管理3步驟，可以改善工作過度的問題。然而，懂得技巧沒有用，還要把它變成好習慣。現在，何不開始管理你的時間！